Die Johannes Kepler Universität Linz (in der Folge „JKU“) informiert Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen (genauer: auf Sie beziehbaren persönlichen) Daten im Sinne des Art 4 Ziff. 1 Datenschutz-Grundverordnung (in der Folge „DSGVO“), deren Schutz das geltende Datenschutzrecht [1] dient. Unter Verarbeitung ist im Sinne des Art 4 Ziff. 2 DSGVO insbesondere die Erhebung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter (technischer) Verfahren zu verstehen.
Verantwortliche der in der Folge beschriebenen Datenverarbeitung im Sinne des Art 4 Ziff. 7 DSGVO ist die Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.
Der Datenschutzbeauftragte im Sinne des Art 37 DSGVO ist erreichbar unter Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Stabstelle Datenschutz, Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.
1.1. Im Zuge Ihrer Anmeldung bzw. Registrierung zur Teilnahme an der von der JKU organisierten und veranstalteten „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ über das Event-Management-System „ConfTool Pro“ werden personenbezogene Daten von Ihnen, nämlich sämtliche von Ihnen im Rahmen des Online-Registrierungsprozesses eingegeben Daten, wie Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten zum Zweck der ordnungsgemäßen Durchführung bzw. administrativen und organisatorischen Abwicklung des Anmeldeverfahrens sowie Verwaltung Ihrer Teilnahme an obiger Veranstaltung verarbeitet. Darüber hinaus können Ihre Daten auch zur Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen verarbeitet werden.
1.2. Darüber hinaus werden beim Zugriff auf die „ConfTool Pro“-Seite im Hintergrund Informationen wie z.B. Browsertyp/Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Zugriffszeit sowie die IP-Adresse erhoben und in Server-Log-Files gespeichert (Logdaten bzw. Protokolldaten). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung der Systemfunktionalität und Systemsicherheit, Analyse und Korrektur von technischen Fehlern sowie Optimierung der Systemleistung, somit insgesamt im Rahmen der technischen Notwendigkeit. Diese Daten werden nicht zur Auswertung von Verhaltensweisen genutzt und auch nicht mit anderen Datenquellen verknüpft.
Das ConfTool-System verwendet Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, das ConfTool-System nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der verwendeten Cookies sind sogenannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist die Vereinfachung der Nutzung von Webseiten. Einige Funktionen des Internetauftritts können ohne deren Einsatz nicht angeboten werden. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Dabei werden Details zum Verhalten der Besucher*innen der Webseite gespeichert, um die Inhalte und Darstellungen der Webseite zu verbessern. Die durch die Cookies generierten Informationen werden ausschließlich für Zwecke der eigenen Analyse verwendet.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies wird die Funktionalität des ConfTool-Systems wesentlich eingeschränkt.
1.3. Im Rahmen der „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ besteht die Möglichkeit, Workshops, Tutorials und Community Events abzuhalten bzw. durchzuführen. Sofern sich die Teilnehmer*innen dazu entscheiden, werden die von ihnen im Rahmen ihrer Einreichung im Online-Formular eingegeben Daten zum Zweck der Planung, ordnungsgemäßen Durchführung bzw. administrativen und organisatorischen Abwicklung von Workshops, Tutorials und Community Events verarbeitet. Im Zuge der Online-Einreichung können die Teilnehmer*innen selbst entscheiden, ob und wie ihre Beiträge veröffentlicht werden sollen.
1.4. Darüber hinaus haben Unternehmer*innen die Möglichkeit, die „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ zu unterstützen. In diesem Zusammenhang verarbeitet die JKU die von den Sponsor*innen bekanntgegebenen Daten zum Zweck der Durchführung und administrativen Abwicklung der Sponsoringvereinbarung sowie der Geltendmachung, Ausübung bzw. Verteidigung von etwaigen Rechtsansprüchen.
1.5. Auf unserer Webseite wird ein Kontaktformular angeboten, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Per Kontaktformular übermittelte Daten (Thema, Inhalt Ihrer Nachricht und E-Mail-Adresse) werden gespeichert, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können oder um für Anschlussfragen bereitzustehen. Ohne Angabe dieser Daten kann das Kontaktformular nicht abgeschickt werden. Diese Daten werden ausschließlich für die Dokumentation, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage oder Ihrem Anliegen verwendet.
1.6. Darüber hinaus verarbeitet die JKU im Rahmen der „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ Bild- und Tonmaterial (Fotografien und Videos) von den Teilnehmer*innen der Veranstaltung, zum Zweck der Dokumentation und Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der der JKU zugewiesenen Aufgaben und über die neuesten Entwicklungen zum Thema Soziotechnische Systeme im Zeitalter von KI sowie insgesamt zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit und Berichterstattung durch Veröffentlichung auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen (YouTube, Facebook und Instagram) der JKU und gegebenenfalls auch in der lokalen Presse, Zeitschriften und Magazinen (Printmedien sowie Online-Publikationen über das Internet).
2.1. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.1. besteht in der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses bzw. Begründung, Erfüllung und Abwicklung eines Vertragsverhältnisses zwischen dem*der Teilnehmer*in und der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie im berechtigten Interesse der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer ordnungsgemäßen (rechtmäßigen) Administration, Organisation und Abwicklung des Anmeldeverfahrens bzw. der Teilnahme an der „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ sowie der gesamten Rechtsbeziehung mit dem*der Teilnehmer*in.
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch der genannte Zweck nicht erreicht werden und ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.
2.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.2. ist das berechtigte Interesse der JKU und unseres Auftragsverarbeiters gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der ordnungsgemäßen technischen Umsetzung und Gewährleistung der Funktionalität des Event-Management-System „ConfTool Pro“. Vom hier beschriebenen berechtigten Interesse umfasst ist auch die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies (z.B. Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen erforderlich sind). Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch der genannte Zweck nicht erreicht werden, insbesondere kann eine technisch einwandfreie Nutzung des Event-Management-Systems nicht sichergestellt werden bzw. können bestimmte Funktionen der Website nicht (ordnungsgemäß) abgerufen werden.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von nicht technisch notwendigen Cookies ist Ihre Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein Widerruf bzw. eine Anpassung Ihrer bereits erteilten Einwilligung zur Setzung von Cookies ist jederzeit unter den Cookie-Einstellungen möglich. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
2.3. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.3. ist Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Wahrung berechtigter Interessen der JKU an einer sorgfältigen und ordnungsgemäßen Planung/Organisation und Durchführung von Workshops, Tutorials und Community Events erforderlich.
Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch der genannte Zweck nicht erreicht werden und ist eine Abhaltung bzw. Durchführung von Workshops, Tutorials und Community Events nicht möglich.
2.4. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.4. besteht in der Vorbereitung eines Vertragsabschlusses bzw. Begründung, Erfüllung und Abwicklung eines Vertragsverhältnisses zwischen Sponsor*in und der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie im berechtigten Interesse der JKU gemäß Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer ordnungsgemäßen (rechtmäßigen) Administration, Organisation und Abwicklung der Vertragsbeziehung mit dem*der Sponsor*in.
Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Bei einer Nichtbereitstellung kann ein Vertragsabschluss bzw. Abschluss einer Sponsoringvereinbarung nicht erfolgen.
2.5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Kontaktaufnahme über das Kontaktformular erhoben werden, ist Ihre freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben gemäß Art 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch zu machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft postalisch unter Verwendung der unter Punkt I. angeführten Kontaktdaten bzw. per E-Mail an datenschutz@jku.at abzuändern oder gänzlich zu widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht berührt.
Für den Fall einer Kontaktaufnahme in einem aufrechten Geschäftsverhältnis oder der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung stützt sich die JKU auf die Vertragserfüllung bzw. die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (siehe oben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
2.6. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.6. ist Art 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DSGVO iVm §§ 2, 3 UG und Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO[2]. Die Datenverarbeitung ist rechtmäßig, da sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der JKU übertragen wurde. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der JKU an der Dokumentation und Berichterstattung im Außenauftritt im Zusammenhang mit der „21. Internationalen Tagung Wirtschaftsinformatik an der Johannes Kepler Universität Linz (WI2026)“ erforderlich.
Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung können jedoch die unter Punkt II.1.6. genannten Zwecke nicht erreicht werden.
3.1. Die für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das Institut für Digital Business.
3.2. Etwaige im Rahmen der künstlerischen/grafischen Gestaltung sowie des technischen Supports, Hostings, der Wartung und Administration eingesetzte Auftragsverarbeiter, sofern ein Zugriff durch diese auf personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden kann, wie z.B. die ConfTool GmbH, Hochrad 58, 22605 Hamburg, Deutschland, die der JKU das Event-Management-System „ConfTool Pro“ als „Software as a Service“ zur Verfügung stellt; das Event-Management-System wird auf einem für „ConfTool Pro“ dedizierten Mietserver des mit der ConfTool GmbH vertraglich verbundenen Drittanbieters (Sub-Auftragsverarbeiter) Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, D-91710 Gunzenhausen (Deutschland) als Hostprovider gehostet und betrieben.
Darüber hinaus wird die JKU in den Bereichen Social Media, Einreichungsprozess mittels ConfTool und generelle Bewerbung durch den Verein „Die Wirtschaftsinformatik e.V.“, Grimmaische Str. 12, 04109 Leipzig, Deutschland unterstützt.
3.3. Bankinstitute, Zahlungsdienstleister*innen und externe Berater*innen (z.B. Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen).
3.4. Im Falle einer Veröffentlichung, Bereitstellung bzw. Verwendung von Daten - wie in Punkt II.1.6. beschrieben - in etwaigen Berichten in der lokalen Presse, Zeitschriften oder Magazinen können Ihre Daten auch an Presse- und Medienvertreter*innen weitergeleitet werden.
3.5. Kommt es während oder nach Beendigung der Rechtsbeziehung zu einer allfälligen gerichtlichen und/oder behördlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter*innen und Gerichte bzw. Behörden übermittelt.
3.6. Durch die Veröffentlichung Ihrer Daten - wie unter Punkt II.1.6. beschrieben - auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen der JKU (YouTube, Facebook, Instagram) und gegebenenfalls in weiteren Online-Publikationen über das Internet werden Ihre Daten grundsätzlich jedermann zugänglich gemacht. Aufgrund der weltweiten Zugänglichkeit dieser personenbezogenen Daten können diese mit Suchmaschinen gefunden, mit anderen Informationen verknüpft und auch für andere, von dieser Datenschutzerklärung nicht erfasste Zwecke kopiert und weiterverarbeitet werden. Vor diesem Hintergrund können personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungswebsite bzw. den Social-Media-Kanälen an anderer Stelle auffindbar sein. Die JKU hat darauf keinerlei Einfluss und übernimmt daher keine Haftung.
1. Die personenbezogenen Daten werden seitens der JKU für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Darüber hinaus wird die Speicherdauer nach Maßgabe der Kriterien, wie der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf die genannten Zwecke sowie den allenfalls benötigten Nachweis für die (technisch und organisatorisch) korrekte Durchführung der Anmeldung sowie Abwicklung der Veranstaltung samt Workshops, Tutorials und Community Events sowie damit im Zusammenhang stehenden Vertrags- und Rechtsbeziehungen hinsichtlich etwaiger Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten festgelegt.
Zur Beweissicherung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen bzw. Aufklärung von Straftaten und Rechtsverletzungen können Ihre personenbezogenen Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss eines behördlichen/gerichtlichen Verfahrens gespeichert werden.
2. Über das Kontaktformular übermittelte Daten verbleiben bei der JKU, bis Sie die JKU zur Löschung auffordern bzw. Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder keine Notwendigkeit der Datenspeicherung mehr besteht. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben unberührt.
3. Die Speicherung bzw. Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.6. erfolgt zudem nach Maßgabe der für die Speicherdauer festgelegten Kriterien, wie der Erforderlichkeit zur Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der JKU, der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf die beabsichtigte Berichterstattung bzw. den Dokumentations- und Kommunikationsstil der JKU.
Darüber hinaus können Sie sich über eine Ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Tel. +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at beschweren.
Stand: November/2025
[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO); Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999; Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates (Die Datenschutz-Richtlinie für den Bereich Justiz und Inneres), umgesetzt in den §§ 36-61 DSG.
[2] Bundesgesetz über die Organisation der Universitäten und ihre Studien (Universitätsgesetz 2002 – UG).